FotoPravka.RU » Публикации » Полиграфия » Принципы хранения документов

Любой документ по существу - это материальный носитель определенной информации, который требует соответствующих условий хранения. Одним из важных факторов обеспечения их сохранности является своевременный и полный учет, поскольку без точных сведений об их количестве и составе нельзя вовремя установить пропажу либо порчу (например, в результате чрезвычайной ситуации – пожар, наводнение).

Хранение документов, их комплектование и учет осуществляют архивы. Хранение на постоянной основе осуществляется центральными архивами федерального значения. К архивам с изменяющимся составом документов относятся городские и районные архивы. В них временно хранятся данные, перемещаемые из учреждений районного либо городского звена.

Отдельная группа бумаг, которая регистрируется в архиве под уникальным номером, называется единицей хранения. Обычно документы, находящиеся в архивах, объединены по какому-либо тематическому признаку или по виду. Также это может быть отдельно выделенный документ. Для группировки единиц хранения могут использоваться такие классификационные принципы, как:

• структурный принцип (по принадлежности к какому-то структурному подразделению);
• хронологический принцип (в зависимости от периода времени, которому они принадлежат – месяц, год и т.п.);
• тематический (отраслевой) принцип (в зависимости от вопросов, нашедших отражение в документах, или по отраслям деятельности);
• номинальный принцип (по виду – приказы, служебные записки и т.п.);
• авторский принцип (по организациям либо лицам – авторам);
• корреспондентский принцип (обычно используется при хранении переписки – в зависимости от адресатов);
• географический принцип (по определенным территориям, связанным с содержанием документов).

Дело представляет собой основную единицу хранения. В тех ситуациях, когда дело включает больше одной части, то каждая из частей дела считается отдельной единицей хранения. Необходимым структурным элементом дела является заголовок, в котором должно быть четко отражено основное содержание и состав документов, входящих в дело. Если в дело входит только один документ, в его заголовок может быть включено обозначение вида, автора, содержание и дата.

В архивной практике существует установленный порядок нумерации листов каждого дела в целях обеспечения контроля сохранности всех листов. Помимо количества листов для каждого дела необходимо указывать его срок хранения, а на делах постоянного хранения - проставить надпись: «хранить постоянно».

Статья подготовлена по материалам сайта: ООО "ДокументЪ"